Порядок передачи документов на архивное хранение

Рано или поздно у любой компании возникает необходимость в передаче документов на архивное хранение. Старые акты, приказы, договора, многие документы кадрового делопроизводства, которые более неактуальны, нельзя уничтожать полностью: ряд бумаг может потребоваться для проверок налоговой и других инстанций, в судебных разбирательствах, при анализе коммерческой деятельности, а также бывшим работникам. Для этого мало создать архив: нужно грамотно классифицировать и подготовить бумаги.

Порядок подготовки документов фиксируется в Инструкции по делопроизводству. Это внутренний нормативный акт организации, который можно составить, ориентируясь на Правила, утвержденные приказом Минкультуры (от 31 марта 2015 г. № 526), и Правила, одобренные Коллегией Росархива (от 6 февраля 2002 г.). В Инструкции нужно прописать правила формирования и оформления дел, экспертизы ценности документов, составления описей и передачи дел в архив.

Кроме инструкции, при подготовке необходимо собрать экспертную комиссию (ЭПК) из сотрудников организации. Такая комиссия должна действовать постоянно.

Когда и какие документы нужно передавать архив или на уничтожение?

Первый этап подготовки к передаче документов в архив – экспертиза ценности. На экспертизу попадают бумаги, утратившие актуальность. Сроки надобности тех или иных документов необходимо прописать в Инструкции. Например, кадровую документацию, согласно правилам Росархива, нужно хранить 3 года после окончания сотрудничества с работником. После этого их либо уничтожают, либо отправляют в архив.

В архиве организации также разрабатывают график передачи дел. Его согласуют с другими отделами и утверждают у руководителя.

Как только истекает срок надобности документов, они поступают на проверку экспертной комиссии. Её члены должны определить ценность и принять решение: отправить документ в архив или на уничтожение. Так, в архив кадровых документов должны попасть все приказы, акты, договора, которые подтверждают стаж, деятельность, доходы работника в организации.

Подготовка документов для архива

Итак, как только экспертная комиссия выбрала документы для передачи в архив, их необходимо подготовить: структурировать, систематизировать, объединить в дела. Дела составляют, ориентируясь на время составления, тип бумаг, их направленность и многое другое. Например, бухгалтерские документы объединяют по времени создания (год, квартал, месяц), кадровые – по имени работника, отдельному подразделению компании, времени сотрудничества.

Документы, объединенные в одно дело, переплетают и помещают в папку (обложку). На обложке размещают основную информацию:

• название организации, код ее подразделения;
• номер дела и его заголовок;
• даты;
• срок хранения;
• число листов;
• архивный шифр.

Обязательно нужно составить опись дел (в двух экземплярах). Информация в описи и на обложках дел должна совпадать. Если документы отправляются в архив организации, их принимает и проверяет ответственное лицо в присутствии работника, предоставившего бумаги. На обоих экземплярах описи проставляют отметки о том, что дело в наличии. В конце описи указывают количество переданных дел, номера тех, что отсутствуют, дата передачи и подписи. При передаче ценных документов проверяют число листов в делах.

Если за время работы архива изменилось название компании, новое необходимо прописать на обложке каждого дела, указав старое в скобках.

Если возможности хранить бумаги и заниматься подготовкой к хранению у компании нет, можно передать обязанности сторонней компании (по договору), а сами документы перенести в электронный вид. Законом это не запрещено.

ИНСТРУКЦИЯ по кадровому делопроизводству
– что проверяет инспекция по труду и как подготовится к проверке

Выписка из «Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием срока хранения», утвержденная приказом Росархива от 6 октября 2000 года.

Многие сроки начинаются с момента отметки ЭПК (экспертно-проверочной комиссии)